Digitalisierung Einbürgerungsprozess Kanton Zürich

Ausgangslage

Wie sah die bisherige Situation aus?

Im Kanton Zürich werden jährlich 7‘500 Einbürgerungsgesuche gestellt. Die Abklärungen sind aufwändig und werden vom Kantonalen Gemeindeamt (GAZ), den betroffenen Gemeinden und vom Bund durchgeführt. Die Behandlung eines Einbürgerungsgesuchs ist langwierig und dauert im Schnitt 18 Monate. Bis anhin wurden die Gesuche als physische Dossiers eingereicht und mussten organisatorisch verteilt und bearbeitet werden. Die Übersicht über die laufenden Fälle zu behalten und jederzeit den Stand der Bearbeitung zu kennen, war eine grosse Herausforderung. Eine durchgängige Workflow-Lösung sollte alle am Prozess beteiligten Personen bei der elektronischen Dossierbearbeitung unterstützen und eine medienbruchfreie Prozessierung ermöglichen.

Kundennutzen

Was hat sich durch die Lösung verbessert?

In der neuen digitalen Fachapplikation Einbürgerungen (FAE) werden Einbürgerungsgesuche elektronisch bearbeitet. Unterstützt werden die Verfahren der ordentlichen Einbürgerung, der erleichterten Einbürgerung und der Bürgerrechtsentlassung. Die Gesuche für eine ordentliche Einbürgerung reichen die Bewerbenden über die Plattform ZHservices ein. Sie werden automatisch in die FAE übertragen. In der Folge bearbeiten der Kanton und die 160 Gemeinden die Gesuche medienbruchfrei nach dem Need-to-know-Prinzip. Einzig der Bund ist noch nicht in die Lösung integriert. Hier läuft die Übermittlung der Dossiers ausserhalb des Systems. Die Angaben im Gesuch erfolgen zu einem grossen Teil in Form strukturierter Daten anstelle von Dokumenten. Dies erlaubt eine maximale Flexibilität in der elektronischen Verarbeitung der Informationen und minimiert den benötigten Speicherplatz und somit auch die damit verbundenen Kosten.

Eine Erleichterung für die Benutzer ist die automatisierte Auslösung standardisierter Korrespondenz zu bewerbenden Personen oder Drittparteien. Auch das Einholen von notwendigen Informationen aus Drittregistern geschieht über Schnittstellen oder via RPA. Die Gesuchsübersicht, der Stand der Gesuche und anstehende Aufgaben im einzelnen Gesuch können im neuen System von allen Beteiligten – gemäss Berechtigungsprofil – jederzeit eingesehen werden. Die aktuelle und konsistente Datenbasis ermöglicht dem Gemeindeamt eine hohe Auskunftsbereitschaft und ein feinmaschiges und flexibles Reporting. Die Prozesslösung hat das Gemeindeamt des Kantons Zürich in einem Webinar vorgestellt:
«Digitaler Einbürgerungsprozess im Kanton Zürich»

Vorteile für das Gemeindeamt Kanton Zürich:

• Fallbearbeitung auf Basis strukturierter Daten (weg vom Dokumentenhandling)
• Medienbruchfreie Zusammenarbeit mit den Gemeinden
• Bessere Übersicht und Auskunftsbereitschaft gegenüber bewerbenden Personen und Drittparteien
• Einfache Bedienung, minimale Schulung
• Verbesserte Möglichkeiten bezüglich Steuerung und Ressourcenplanung
• Verbessertes Monitoring und Auswertungsmöglichkeiten

Leistungen

Welche Leistungen haben wir erbracht?

Als Digitalisierungspartner des Gemeindeamts des Kantons ZH hat FROX diese innovative Einbürgerungslösung mitgestaltet und entwickelt. Dank hoher Kompetenz und grossem Einsatz aller beteiligten Parteien konnte dieses anspruchsvolle Projekt erfolgreich und vorzeitig eingeführt werden.

Unsere Leistungen für das Gemeindeamt Kanton Zürich:

• Lösungsarchitektur, Design, agile Softwareentwicklung (SCRUM), Projektmanagement
• Wartung und Support, Betriebsunterstützung

Plattformen & Technologien

Welche Plattformen und Technologien haben wir eingesetzt?

• Axon Ivy

Branche

Für welche Branche wurde die Lösung erarbeitet?

• Öffentlicher Auftraggeber