Standardisierung und Automatisierung des Onboardings mit ServiceNow HRSD

Ausgangslage

Wie sah die bisherige Situation aus?

Unser Kunde verfügte über einen hochkomplexen, stark variierenden und überwiegend manuellen Onboarding-Prozess in einem international geprägten Umfeld. Diverse Mitarbeitendentypen wie Festangestellte, externe Mitarbeitende sowie externe Mitarbeitende mit späterem Übertritt in ein Angestelltenverhältnis erforderten spezifische Zugriffsrechte, Dokumentationspflichten und behördliche Anforderungen (z. B. Visa- und Aufenthaltsbewilligungen). Diese Vielfalt führte zu einem nichtlinearen Prozess mit geringer Transparenz über den Prozessfortschritt, unklaren Zugriffsberechtigungen und fehlender Steuerung kritischer Vorlaufprozesse. Zudem bestand ein erhöhtes Risiko in Bezug auf Compliance und Security. Ein zentraler Zugangspunkt für neue Mitarbeitende fehlte vollständig. Gesucht wurde eine Lösung, die diesen Prozess standardisiert, weitgehend automatisiert, transparent abbildet und gleichzeitig flexibel genug bleibt, um Sonderfälle und zukünftige Anforderungen abzudecken. Ebenso sollten rechtliche und sicherheitstechnische Anforderungen eingehalten und eine klare, rollenbasierte Steuerung ermöglicht werden. Der gesamte Onboarding-Prozess sollte für HR-Teams effizienter werden und neuen Mitarbeitenden ab dem ersten Kontakt mit dem Unternehmen ein sicheres, modernes Nutzungserlebnis bieten. Gleichzeitig sollte die Lösung skalierbar und ohne zusätzlichen Entwicklungsaufwand erweiterbar sein.

Kundennutzen

Was hat sich durch die Lösung verbessert?

Unser Kunde verfügt heute über einen standardisierten und transparenten Onboarding-Prozess für alle Mitarbeitendentypen auf einer zentralen, automatisierten und sicheren Lösung. Kritische Vorlaufzeiten werden eingehalten, Compliance- und Sicherheitsanforderungen unterstützt und neue Mitarbeitende können sich bereits vor dem ersten Arbeitstag sicher per SSO anmelden. Dank der hohen Konfigurierbarkeit lässt sich der Prozess ohne Entwicklungsaufwand flexibel an neue Anforderungen anpassen. HR-Teams werden deutlich entlastet und neue Mitarbeitende profitieren von einer besseren Employee Experience. Insgesamt entstand ein skalierbarer und zukunftssicherer Onboarding-Prozess.

Leistungen

Welche Leistungen haben wir erbracht?

Für den neuen Onboarding-Prozess haben wir das ServiceNow HRSD Onboarding-Modul inklusive eines dedizierten Onboarding-Portals für neue Mitarbeitende implementiert. Dieses Portal stellt statusabhängig relevante Informationen bereit und gewährleistet, dass vor Vertragsbeginn keine sensiblen Unternehmensdaten zugänglich sind. Ab dem ersten Arbeitstag erfolgt der nahtlose Übergang in das reguläre Employee Center. Da neue Mitarbeitende vor der Einstellung noch nicht im Active Directory existieren, haben wir ein Multi-Provider-SSO erstellt, das den automatisierten Wechsel nach Tag 1 in das reguläre AD-basierte SSO ermöglicht. Nutzer landen somit jederzeit im richtigen Portal- sowie Prozesskontext und behalten Zugriff auf ihre Onboarding-Aufgaben und relevanten Dokumente. Für die unterschiedlichen Mitarbeitendentypen wurden standardisierte, aber individuell konfigurierbare Prozesspfade definiert. Der HRSD-Prozess steuert und automatisiert nun alle wichtigen Schritte wie behördliche Vorbereitungen, Sicherheitsprüfungen, IT-Bestellungen und Zugriffsfreigaben.

Zur langfristigen Skalierung haben wir ein konfigurierbares Modell auf Basis von Onboarding Profiles eingeführt, mit dem Abteilungen eigenständig Dokumente, Aufgaben und Abhängigkeiten definieren können. HR-Tasks werden dynamisch generiert, klaren Rollen zugeordnet und zentral im HR Agent Workspace bereitgestellt. Ergänzend wurde ein Sicherheitskonzept umgesetzt, das sensible HR-Fälle mit potenziellem Interessenskonflikt nur definierten HR-Teams anzeigt und so zwischen allgemeinen und besonders schützenswerten HR-Prozessen trennt. Ein Mechanismus stellt sicher, dass der Onboarding-Benutzer ohne Datenverluste oder doppelte Datensätze automatisch mit dem finalen AD-Benutzer zusammengeführt wird.

Plattformen & Technologien

Welche Plattformen und Technologien haben wir eingesetzt?

• ServiceNow

Themen/Module

Welche Themen/Module haben wir eingesetzt?

• HR Service Delivery

Branche

Für welche Branche wurde die Lösung erarbeitet?

• Finanzwesen