Mehr HR-Effizenz, bessere Employee Experience
Ein reibungsloser Start entscheidet oft darüber, wie schnell neue Mitarbeitende produktiv werden und wie professionell ein Unternehmen als Arbeitgeber wahrgenommen wird. In der Praxis ist Onboarding jedoch häufig geprägt von manuellen Schritten, uneinheitlichen Abläufen und fehlender Transparenz. Genau vor dieser Herausforderung stand auch unser Kunde: In einem international geprägten Umfeld mit unterschiedlichen Mitarbeitendentypen (Festangestellte, externe Mitarbeitende sowie Übergangsmodelle) mussten Zugriffsrechte, Dokumentationspflichten und behördliche Anforderungen wie Visa- oder Aufenthaltsbewilligungen sauber und termingerecht koordiniert werden. Ein zentraler Einstiegspunkt für neue Mitarbeitende fehlte, gleichzeitig stiegen die Anforderungen an Security und Compliance. Mit ServiceNow HR Service Delivery (HRSD) haben wir gemeinsam eine Lösung realisiert, die das Onboarding standardisiert, weitgehend automatisiert und transparent steuerbar macht, ohne dabei die notwendige Flexibilität für Sonderfälle zu verlieren.
Onboarding: Standardisierung mit hoher Konfigurierbarkeit
ServiceNow HRSD unterstützt HR-Organisationen dabei, wiederkehrende HR-Prozesse effizient abzuwickeln und gleichzeitig eine moderne Employee Experience bereitzustellen. Besonders im Onboarding spielt das Zusammenspiel aus klarer Prozessführung, rollenbasierter Steuerung und zentraler Kommunikation seine Stärken aus: Aufgaben werden strukturiert orchestriert, Abhängigkeiten berücksichtigt und Verantwortlichkeiten nachvollziehbar zugewiesen. Das sorgt für mehr Planungssicherheit, insbesondere bei kritischen Vorlaufzeiten.
Unsere Umsetzung der Onboarding-Lösung: sicher, skalierbar und end-to-end
Wir haben das ServiceNow HRSD Onboarding-Modul inklusive eines dedizierten Onboarding-Portals implementiert. Dieses stellt statusabhängig Informationen und Aufgaben bereit und verhindert vor Vertragsbeginn den Zugriff auf sensible Unternehmensdaten. Eine Besonderheit im Projekt: Da neue Mitarbeitende vor Eintritt häufig noch nicht im Active Directory existieren, haben wir ein Multi-Provider-SSO inklusive automatischem Wechsel auf das AD-basierte SSO ab Tag 1 realisiert.
Ergänzend wurden standardisierte, flexibel konfigurierbare Prozesspfade je Mitarbeitendentyp umgesetzt und zentrale Schritte wie Sicherheitsprüfungen, IT-Bestellungen, behördliche Vorbereitungen und Zugriffsfreigaben end-to-end automatisiert. Unser Kunde profitiert heute von einem skalierbaren, zukunftssicheren Onboarding-Prozess mit deutlich mehr Transparenz, höherer Compliance-Unterstützung und spürbarer Entlastung der HR-Teams. Und neue Mitarbeitende erleben bereits vor dem ersten Arbeitstag einen sicheren, modernen Einstieg.
