So steigert ERNE die Effizienz und Transparenz im Onboarding-Prozess
Nach der erfolgreichen Einführung der ServiceNow-Plattform inklusive ITSM-Prozessen und Mitarbeiterportal stand bei der Bauunternehmung ERNE der nächste Schritt an: die weitere Effizienzsteigerung im Backoffice. Besonders betroffen war der IT-Onboarding-Prozess mit 20 bis 50 Neueintritten pro Monat – von Vollzeit-, Teilzeit- bis hin zu temporären Mitarbeitenden in unterschiedlichen Bereichen.
Komplexe Prozesse und fehlende Schnittstellen erschweren das Onboarding
Bislang war dieser Prozess geprägt von der manuellen Pflege umfangreicher Excel-Tabellen und Text-Dokumente. Berechtigungen, Ausstattungen und Abläufe mussten für jede Anstellung individuell geprüft und mehrfach erfasst werden. Schnittstellen zu zentralen Systemen fehlten, was zu Doppelarbeit im HR- und IT-Team führte. Gleichzeitig erforderte die Komplexität des Prozesses erfahrene Mitarbeitende mit tiefem Wissen über interne Regeln und Sonderfälle – ein Risiko für Effizienz und Wissenstransfer.
Ein moderner IT-Onboarding-Prozess mit ServiceNow erleichtert die Abläufe
Wir durften die ERNE Gruppe dabei unterstützen, einen modernen IT-Onboarding-Prozess auf Basis von ServiceNow umzusetzen. Ziel war es, den hohen manuellen Aufwand zu reduzieren, Medienbrüche zu vermeiden und die Abläufe transparenter zu gestalten. Die neue Lösung ersetzt die bisherigen Excel-Tabellen durch systemgestützte Workflows und definierte Regeln in ServiceNow. Dadurch werden Bearbeitungszeiten in HR und IT deutlich reduziert. Durch die Integration von Abacus entfällt zudem die doppelte Erfassung von Informationen.
Effizienzsteigerung und mehr Transparenz in der gesamten Unternehmensgruppe
Besonders wertvoll: Das Wissen über Onboarding-Regeln und -Abläufe wurde in strukturierte Prozesse überführt. Somit können auch neue Agents Aufgaben zuverlässig übernehmen, ohne dass das gesamte Know-how bei wenigen erfahrenen Mitarbeitenden konzentriert bleibt. Ein weiterer Vorteil ist die Transparenz: HR, IT und Vorgesetzte haben jederzeit Einblick in den Status des IT-Onboardings. Rückfragen und Abstimmungen werden minimiert, und neue Mitarbeitende können schneller und reibungsloser starten.
Mit der Einführung des IT-Onboarding-Prozesses in ServiceNow konnte die ERNE Gruppe Effizienz, Transparenz und Flexibilität im Backoffice erheblich steigern. HR, IT und Führungskräfte profitieren von klaren Abläufen, weniger Rückfragen und einer nachvollziehbaren Prozessführung, während neue Mitarbeitende reibungslos starten.
Erfahren Sie mehr über dieses erfolgreiche Digitalisierungsprojekt mit ServiceNow in der Projektbeschreibung.
