Business Process Management (BPM) hilft, Geschäftsprozesse zu erfassen, zu rationalisieren und effizienter zu gestalten. Dies erklärt jedoch nicht unbedingt, welche Probleme BPM tatsächlich löst. Die Antwort auf diese Frage hängt ein wenig von der Branche und den unternehmensspezifischen Zielen ab. Zunächst konzentrierte sich BPM hauptsächlich auf die Lösung eines Problems: Prozesseffizienz. Von der Verbesserung von Kundenbeziehungen bis hin zur verbesserten Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen löst BPM sehr vielfältige Probleme. Daher ist die Auswahl der richtigen BPM-Software so wesentlich für die optimale Nutzung von BPM.
Unternehmensziele erreichen
Dies ist wohl der schwammigste Bereich für BPM. Jedes Unternehmen verfolgt seine eigenen spezifischen Ziele; in den meisten Fällen bietet BPM kombiniert mit dem richtigen Tool den richtigen Ansatz, um die Geschäftsziele zu erreichen. Umsatzsteigerung und Kostensenkung sind beispielsweise in vielen Fällen alljährlich die beiden wichtigsten Unternehmensziele. Beispielsweise kann BPM durch Konsolidierung von Prozessen und Schaffung eines effizienteren Arbeitsablaufs die Gesamtkosten senken. Entscheidend ist aber, dass zuerst die Ziele definiert werden und in einem zweiten Schritt festzustellen, wie Sie die Daten aus Ihrer BPM-Suite für die Erreichung Ihrer Ziele einsetzen können.
Aufrechterhaltung der Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen
Compliance ist häufig nicht gründlich dokumentiert. Dabei handelt es sich aber um einen wichtigen Geschäftsbereich, der jedoch häufig in den Hintergrund gedrängt wird. Nach Meinung von Janelle Hill, einer der Business-Process-Management-Analystinnen von Gartner, hilft BPM bei der Lösung des Problems durch „Bereitstellung eines vollständigeren Überwachungspfades“. Wenn man sich ein klareres Bild davon verschafft, wie Arbeitsprozesse tatsächlich ablaufen, ist es einfacher, etwaige Compliance-Probleme zu finden und zu beheben.
Bereitstellung klarer Dokumentation
Könnten Sie, wenn man Sie in diesem Augenblick danach fragen würde, die in Ihrem Unternehmen ablaufenden gewöhnlichen Geschäftsprozesse dokumentieren? Wenn nicht, stehen Sie damit nicht allein da. Viele Unternehmen verstehen ihre eigenen Prozesse nicht und haben daher auch keine Ahnung, wie man sie verbessern könnte. Bevor ein Unternehmen Prozesse effizienter gestalten kann, muss es die aktuellen Prozesse zunächst dokumentieren.
Wettbewerbsfähig bleiben
Um wettbewerbsfähig zu bleiben, muss man anpassungsfähig sein. Sich daran zu klammern, was vor einem Jahrzehnt funktioniert hat, ist heute kein Garant für Wettbewerbsfähigkeit. Aus diesem Grund scheinen so viele Unternehmen zu verschwinden, wenn sich Technologie, Kundenanforderungen und Marketing verändern. Wenn man sich weigert, Änderungen vorzunehmen, ist der Misserfolg vorprogrammiert. Der Reifenhersteller Firestone musste diese Lektion schmerzlich erfahren. Zwar stellte man dort auf einen neueren Reifentyp um, als Michelin auf den Plan trat, man blieb jedoch bei veralteten Prozessen, was sich nachteilig auf die Produktqualität auswirkte.
BPM-Tools helfen, Bereiche aufzudecken, in denen Prozesse veraltet sind. Sie werden Bereiche erkennen, in denen schnellere Prozesse geschaffen, Ausschuss reduziert, neue und bessere Technologien eingeführt und Ihr Unternehmen rationalisiert werden kann, um unabhängig von den Veränderungen innerhalb Ihrer Branche wettbewerbsfähig zu bleiben.
Engpässe reduzieren
Die Identifizierung von Engpässen in Geschäftsprozessen ist nicht immer offensichtlich. Im Laufe der Zeit bremsen diese Engpässe den Fortschritt in allen Bereichen Ihres Unternehmens. BPM-Software bietet Ihnen Erkenntnisse darüber, wo Engpässe bestehen. Wenn sie beseitigt sind, nimmt die Produktivität zu, was zu höheren Umsätzen und insgesamt zu einem wettbewerbsfähigeren Unternehmen führt.
Beschleunigung kritischer geschäftlicher Aktivitäten
In einer Umfrage äusserten 53 % der Befragten, die Beschleunigung der Bearbeitung kritischer Aktivitäten im Unternehmen sei der grösste Vorteil von BPM gewesen. Zeitkritische Entscheidungen zu treffen und Prozesse zu verändern, wenn sich die Notwendigkeit ergibt, ist wesentlich für die Aufrechterhaltung eines wettbewerbsfähigen Unternehmens. Bei automatisierten Prozessen ist es einfacher, nahezu unmittelbar auf kritische Entscheidungen zu reagieren, statt auf Dinge warten zu müssen, etwa den laufenden Datenzugriff.
Anhaltende Flexibilität
Viele Unternehmen konzentrieren sich nur auf die greifbaren Probleme, etwa den Umsatz. Dabei ist der immaterielle Nutzen für das Unternehmen langfristig häufig am wichtigsten. Zwar optimiert BPM existierende Prozesse, ein häufig übersehenes Problem ist aber, dass sich Prozesse ständig weiterentwickeln müssen. Ständig entstehen neue Unternehmen, die neuere Technologie, effizientere Produktentwicklung und eine bessere Lead-Generierung einsetzen.
Auch wenn Sie heute Ihre veralteten Prozesse anpassen, sind sie bald wieder veraltet. Eine flexible Geschäftsumgebung ist wesentlich, wenn man den Wettbewerb überdauern will. Die Einführung von BPM bedeutet, das Flexibilitätsproblem endlich zu lösen. Die Nutzung von Analysedaten für die laufende Verbesserung von Prozessen und die Schaffung weitaus anpassungsfähigerer Prozesse werden zur zweiten Natur.
Bessere Unternehmenstransformationen
Unternehmenstransformationen, derzeit auch als digitale Transformationen bekannt, sind Bestandteil eines flexiblen Unternehmens. Sie müssen damit rechnen, mit neueren Unternehmen konkurrieren zu müssen, die effizienter sind und ausserdem noch hochwertige Produkte/Dienstleistungen anbieten. Um konkurrieren zu können, müssen Sie Ihr Unternehmen in eine stärker rationalisierte Version transformieren.
Ein durch Tools unterstütztes BPM hilft Ihnen, auch dieses Problem zu lösen. Dank der richtigen BPM-Tools können Sie erkennen, wie verschiedene Arten von Prozessen sich auf Ihr Unternehmen auswirken. Ein Teil einer erfolgreichen Unternehmenstransformation besteht darin, in der Lage zu sein, hochwertige Produkte anzubieten und sie noch schneller an den Abnehmer zu bringen.
Verbesserte Datennutzung
Big Data stellen ein Problem dar, dem sich fast jedes Unternehmen stellen muss. Angesichts des Zustroms diverser Formen von Daten, etwa Marketing- und Kundendaten, ergibt sich das Problem, wie man diese speichern, organisieren und verwalten soll. Die BPM-Methoden identifizieren Bereiche, in denen sich das Datenmanagement verbessern lässt. Von Compliance-Problemen bis hin zur Verbesserung von Sammlung und Zugriff verwandelt BPM komplexe und oft unzusammenhängende Datenmanagementprozesse in solche, welche Ihnen die Nutzung und das Verständnis der enormen Datenmengen, die Ihnen zur Verfügung stehen, erleichtern.
Klare Prozesse für jedermann
Möglicherweise verstehen Sie Ihre geschäftlichen Ziele und die Prozesse, die für ihre Verwirklichung erforderlich sind, in vollem Umfang. Geht es allen anderen auch so? Dies ist ein allzu verbreitetes Problem, das in Prozessen resultiert, die nicht annähernd so effektiv sind, wie sie sein sollten. Zum Beispiel versteht ein Team möglicherweise, dass Sie mehr Produkte wollen, versteht gleichzeitig aber nicht, wie wichtig es ist, Wege zu finden, um die Qualität zu verbessern. Die Produktion wird beschleunigt, aber die Qualität leidet.
Durch BPM stehen klar dokumentierte Prozesse mit der jeweiligen Begründung jedem, der sie benötigt, zur Verfügung. Wenn alle Beteiligten die Ziele und Prozesse in vollem Umfang verstehen, ist das gesamte Unternehmen produktiver und effizienter.
Lösung Ihrer Geschäftsprobleme
BPM löst nicht nur ein oder zwei Probleme. Welche Probleme Sie lösen können, hängt davon ab, wie Sie BPM in Ihr Unternehmen einbeziehen. Denken Sie immer daran, klar zu definieren, was Sie erreichen wollen, und nutzen Sie BPM als Hilfsmittel, um dies umzusetzen.
