In unserem Artikel zu Business Process Management (BPM) haben wir die Grundlagen dieses Ansatzes zur Optimierung von Geschäftsprozessen ausführlich behandelt. In diesem Beitrag konzentrieren wir uns speziell auf Business Process Model and Notation (BPMN), eine zentrale Methode zur Modellierung von Prozessen. Wir klären die Frage, was ist BPMN, wie funktioniert es, welche Vorteile bietet es und welche aktuellen Trends zeichnen sich ab.
Was ist BPMN?
Mit der fortschreitenden Digitalisierung gewinnt die Modellierung von Geschäftsprozessen zunehmend an Bedeutung. Business Process Model and Notation bietet eine standardisierte Methode zur grafischen Darstellung dieser Prozesse. Seit ihrer Einführung durch die Object Management Group (OMG) im Jahr 2004 ermöglicht BPMN eine klare und universelle Sprache für die Prozessmodellierung. Die Notation ist so gestaltet, dass sie sowohl von Fachanwendern als auch von IT-Spezialisten verstanden wird und umfasst Symbole und Regeln, um den gesamten Prozess von der Planung bis zur Ausführung abzubilden.
Was kann man mit BPMN tun und wofür wird es genutzt?
Business Process Model and Notation bietet vielfältige Möglichkeiten zur Modellierung und Optimierung von Geschäftsprozessen. Mit BPMN können Sie:
- Prozesse visualisieren: Komplexe Geschäftsabläufe werden in klaren Diagrammen dargestellt, die Aufgaben, Entscheidungen und Abläufe anschaulich aufzeigen.
- Prozesse analysieren: Die grafische Darstellung hilft, Engpässe und Verbesserungspotenziale schnell zu identifizieren.
- Prozesse simulieren: Sie können Modelle testen, um das Verhalten der Prozesse unter verschiedenen Bedingungen zu optimieren.
- Prozesse automatisieren: BPMN-Modelle können direkt in BPM-Systeme integriert werden, wodurch die Prozesse automatisch ausgeführt und überwacht werden können.
BPMN findet Anwendung in verschiedenen Bereichen, darunter Geschäftsprozessmanagement, Softwareentwicklung und Prozessoptimierung.
- Geschäftsprozessmanagement: Unternehmen nutzen BPMN, um ihre Prozesse zu dokumentieren, zu verbessern und effizienter zu steuern.
- Softwareentwicklung: In der Softwareentwicklung unterstützt BPMN die Entwurfsphase, indem es klare Prozessanforderungen definiert.
- Prozessoptimierung: BPMN dient als Grundlage für die Analyse und Verbesserung von Geschäftsabläufen, um deren Effizienz und Effektivität zu steigern.
Unterschiedliche Rollen innerhalb eines Unternehmens profitieren von BPMN, wie Business Analysten, IT-Entwickler und das Management.
- Business Analysten: Sie verwenden BPMN zur Modellierung und Analyse von Prozessen und zur Entwicklung von Verbesserungsvorschlägen.
- IT-Entwickler: Für sie bildet BPMN die Basis bei der Implementierung von Prozessen in Softwareanwendungen.
- Management: Führungskräfte nutzen BPMN, um einen umfassenden Überblick über Geschäftsprozesse zu erhalten und strategische Entscheidungen zu treffen.
Vorteile von BPMN
Die Vorteile von BPMN sind vielfältig, wie z. B.:
- Eindeutige Kommunikation: BPMN bietet eine klare, standardisierte Sprache, die die Kommunikation zwischen verschiedenen Stakeholdern erleichtert.
- Flexibilität: Die Notation kann sowohl einfache als auch komplexe Prozesse abbilden.
- Integration: BPMN-Modelle können direkt in BPM-Systeme integriert werden, was die Automatisierung und das Monitoring von Prozessen erleichtert.
- Standardisierung: BPMN ist ein international anerkannter Standard, der die Konsistenz und Qualität der Prozessdokumentation verbessert.
Einschränkungen und Kritik an Business Process Model and Notation
Trotz der Stärken von BPMN gibt es einige Einschränkungen, die berücksichtigt werden sollten:
- Daten (Eingabedaten, Ausgabedaten, Steuerungsdaten u. a.): BPMN gibt Symbole für Datenobjekte vor. Diese Symbole definieren die Datenobjekte aber eher abstrakt, etwa «Rechnung» oder «Bestellung». Eine feinere Definition der Datenobjekte in Bezug auf Attribute, Datentypen und andere Faktoren sieht BPMN nicht vor. Das Gleiche gilt für die Ablage von Daten (Datenbanken, Ordner usw.). Auch diese werden eher abstrakt modelliert. Hier fehlen Details wie Datenbankinstanz oder Tabellen. Im Gegenzug bieten BPM-Suites (BPMS) herstellerspezifische Erweiterungen, die eine komplette Anwendungsentwicklung ermöglichen.
- Bildschirmmasken für Aufgaben und Daten: Prozessschritte erfordern in der Regel das Lesen oder Eingeben von Daten, wofür es entsprechende Bildschirmmasken braucht. Für diese stellt BPMN keine Modellierungshilfsmittel zur Verfügung. Wie schon bei der Definition von Daten bieten die Hersteller von BPM-Produkten Erweiterungen zur Erstellung einer Benutzeroberfläche oder die Möglichkeit, BPMN-Objekte mit Daten und Bildschirmformularen zu verknüpfen, die in normalen Programmiersprachen erstellt werden.
- Geschäftsregeln: Mit Geschäftsregeln (Business Rules) lassen sich geschäftliche Logiken abbilden. Das ist mit BPMN nur eingeschränkt möglich. Die OMG hat dies erkannt und mit DMN (Decision Model and Notation) einen Modellierungsstandard entworfen, der sich zusammen mit BPMN anwenden lässt.
- Unstrukturierte Prozesse: BPMN wurde für strukturierte Prozesse entworfen. Deren Schritte laufen in einer bestimmten Reihenfolge ab. Das trifft nicht auf alle Geschäftsprozesse zu: Je nach Situation sind gewisse Prozessschritte nicht nötig, zusätzliche Schritte werden notwendig oder es braucht eine andere Reihenfolge. BPMN bietet zwar Konstrukte, die solche Fälle abbilden («AdHoc Tasks», «Ereignisbasierte Teilprozesse»), ihr Einsatz ist in der Praxis jedoch oft limitiert, weil die Modelle schnell unübersichtlich werden. Die OMG hat mit CMMN (Case Management Model and Notation) einen Modellierungsstandard definiert, der die Abbildung solcher Prozesse unterstützt.
Technologien im BPMN-Ökosystem
Um BPMN effektiv zu nutzen, stehen verschiedene Technologien und Werkzeuge zur Verfügung, die unterschiedliche Aspekte der Prozessmodellierung und -automatisierung unterstützen. Hier eine kurze Übersicht:
- BPMN Modeller – Modellierung von Geschäftsprozessen: Diese Werkzeuge ermöglichen die Erstellung und Validierung von BPMN-Diagrammen. Sie bieten Funktionen wie die Validierung der Syntax, Simulation von Prozessen und das Definieren von Daten und Bildschirmmasken.
- BPMN Engine – Ausführung von BPMN-Modellen: Diese Engines führen die modellierten Prozesse aus, verwalten Prozessinstanzen und steuern den Kontrollfluss. Sie automatisieren Aufgaben und bieten Metadaten für Analyse und Optimierung.
- BPM Suites (BPMS): Diese Plattformen integrieren Modellierung, Ausführung und Management von BPM-Lösungen und bieten umfassende Funktionen, einschliesslich Unterstützung weiterer Standards und Reporting-Optionen.
Zusätzlich gibt es zwei Hauptansätze für BPM-Lösungen:
- BPM Enterprise Suite: Deckt den gesamten Lebenszyklus einer BPMN-Prozessapplikation ab, bietet jedoch manchmal eingeschränkte Flexibilität bei der Integration zusätzlicher Technologien.
- Embedded BPM: Integriert die BPM-Engine in bestehende Anwendungen und erlaubt die Nutzung etablierter Programmierstandards und -technologien, erfordert jedoch mehr technisches Know-how.
Aktuelle Trends und Entwicklungen im Bereich BPMN
BPMN bleibt eine aktuelle Methode zur Prozessmodellierung, und es gibt einige interessante Entwicklungen:
- Integration mit anderen Standards: BPMN wird zunehmend mit anderen Notationen wie DMN kombiniert, um umfassendere Modellierungen von Geschäftsregeln und Entscheidungen zu ermöglichen.
- Cloud-basierte Lösungen: Viele BPMN-Tools bieten jetzt cloudbasierte Lösungen an, die eine bessere Zugänglichkeit und Zusammenarbeit ermöglichen.
- Künstliche Intelligenz (KI): Der Einsatz von KI zur Analyse und Optimierung von BPMN-Modellen gewinnt an Bedeutung und kann zu intelligenten Prozessautomatisierungen führen.
BPMN ist eine leistungsstarke Methode zur Modellierung und Optimierung von Geschäftsprozessen. Mit ihrer klaren, standardisierten Notation ermöglicht sie es Unternehmen, ihre Prozesse effektiv zu visualisieren, analysieren, simulieren und zu automatisieren. Die Kombination von BPMN mit anderen Standards wie DMN (Decision Model and Notation) und CMMN (Case Management Model and Notation) erweitert die Einsatzmöglichkeiten, insbesondere in der Modellierung komplexer und unstrukturierter Prozesse. Die kontinuierliche Weiterentwicklung von BPMN, vornehmlich durch die Integration mit Technologien wie Cloud-Computing und künstlicher Intelligenz, sorgt dafür, dass die Methode auch in Zukunft relevant bleibt.
