Sie fragen sich: Was ist BPM und wie kann es Ihr Unternehmen unterstützen? Als Spezialisten für Business Process Management (BPM) erklären wir Ihnen das Konzept BPM, seine Entstehung, die Vorteile für Ihren Betrieb und blicken auf zukünftige Entwicklungen des Geschäftsprozessmanagements.
BPM existiert in verschiedenen Formen seit mehreren Jahrzehnten. Für Unternehmen ist es ein Weg zur Veränderung, Anpassung, zum Wachstum und zur stetigen Optimierung ihrer Geschäftsprozesse. In der heutigen Zeit der digitalen Transformation spielen moderne BPM-Plattformen wie Camunda und ServiceNow eine entscheidende Rolle, indem sie die Sammlung, Verarbeitung und Nutzung von Daten erheblich vereinfachen. Camunda ist bekannt für seine starke Unterstützung bei der Modellierung und Ausführung von Prozessen und Entscheidungsregeln. ServiceNow bietet umfassende Lösungen für IT Service Management (ITSM), Prozessautomatisierung und das Management von IT-Assets. Beide Plattformen bieten zusätzliche Module zur Prozessanalyse und -optimierung.
Was ist BPM?
Business Process Management, oder Geschäftsprozessmanagement, ist eine methodische Herangehensweise zur Optimierung von Geschäftsprozessen. Es umfasst die Identifikation, Gestaltung, Ausführung, Dokumentation, Messung, Überwachung und Steuerung von Prozessen – sowohl von automatisierten als auch manuellen Prozessen. BPM zielt darauf ab, die Unternehmensprozesse so zu gestalten, dass sie die strategischen Ziele des Unternehmens effizient und effektiv unterstützen. In einer digital transformierten Umgebung ist BPM zunehmend wichtig, um die Integration neuer Technologien und Geschäftsmodelle zu ermöglichen.
Durch die systematische Analyse und Optimierung der Geschäftsprozesse hilft BPM, Abläufe zu verbessern und Ressourcen wie Menschen, Systeme und Daten optimal einzusetzen. Dies führt zu einer kontinuierlichen Steigerung der Gesamtleistung des Unternehmens, indem es sowohl Effizienzgewinne als auch qualitative Verbesserungen ermöglicht. Business Process Management ist jedoch kein einmaliger Vorgang, sondern ein fortlaufender Zyklus, der sich an wandelnde Anforderungen und Technologien anpasst.
Die Anfänge und Weiterentwicklung von BPM
Die Wurzeln des Geschäftsprozessmanagements (BPM) reichen weit zurück und basieren auf den Prinzipien der Prozessoptimierung, die bereits seit Jahrhunderten bekannt sind. Die moderne Form des BPM, wie wir sie heute kennen, begann sich jedoch in den 1980er Jahren zu entwickeln. In dieser Zeit konzentrierte sich Business Process Management vor allem auf die Dokumentation und Verbesserung von Arbeitsabläufen (Workflows), um die Effizienz von Unternehmen zu steigern. Dies geschah oft in Form von Diagrammen und Flussdiagrammen, die die Abfolge von Aufgaben und Entscheidungen visuell darstellten. Ein bekanntes Beispiel aus dieser Ära ist die Verwendung von Flussdiagrammen in der Fertigungsindustrie, um den Produktionsprozess zu optimieren und Engpässe zu identifizieren.
Mit der Zeit wurde BPM als Methode anerkannt, die nicht nur in der Fertigung, sondern auch in allen Bereichen eines Unternehmens eingesetzt werden kann, von der Buchhaltung bis hin zum Kundenservice. Diese frühe Phase des BPM legte den Grundstein für die späteren Entwicklungen, die durch den Einsatz von Technologie und Software entscheidend vorangetrieben wurden.
Von manuellen Workflows zur Automatisierung
In den 1980er Jahren waren Workflows oft noch physische Dokumente, die manuell zwischen Mitarbeitenden ausgetauscht wurden. Dies machte die Optimierung von Geschäftsprozessen zeitaufwändig und fehleranfällig. Ein typisches Beispiel ist die Bearbeitung von Urlaubsanträgen: Ein Mitarbeiter füllte ein Formular aus, das dann per Hauspost an die Personalabteilung geschickt wurde. Dort wurde der Antrag manuell geprüft, bearbeitet und schliesslich an den Vorgesetzten weitergeleitet. Dieser Prozess dauerte oft Tage, wenn nicht Wochen, und war anfällig für Verzögerungen und Fehler.
Mit der Weiterentwicklung der Computertechnik in den 1980er Jahren entdeckten Unternehmen neue Wege zur Datensammlung und -analyse. Die Einführung von Tabellenkalkulationsprogrammen und später Microsoft Excel ermöglichte es Unternehmen, Daten digital zu erfassen und zu verarbeiten, was die Grundlage für die Automatisierung legte. Unternehmen begannen, mithilfe von Geschäftsprozessmanagement standardisierte Prozesse zu identifizieren und in digitalen Systemen zu integrieren, wodurch manuelle Eingriffe minimiert und die Geschwindigkeit und Genauigkeit von Geschäftsabläufen erheblich verbessert wurden.
Integration von Softwarelösungen
Das Aufkommen von ERP-Systemen (Enterprise Resource Planning) und anderen spezialisierten Softwarelösungen in den 1990er Jahren revolutionierte das Geschäftsprozessmanagement. ERP-Systeme boten Unternehmen die Möglichkeit, ihre gesamten Geschäftsprozesse in einer einzigen, integrierten Softwareumgebung zu verwalten. Diese Systeme ermöglichten es, Geschäftsprozesse in Echtzeit zu überwachen, Daten zentral zu speichern und zu analysieren sowie Entscheidungen basierend auf aktuellen Informationen zu treffen.
Ein Beispiel für die Integration von ERP-Systemen ist die Automobilindustrie, wo Unternehmen diese Systeme nutzten, um ihre Lieferketten zu optimieren. Durch die Vernetzung von Lieferanten, Produktionsstätten und Vertrieb konnten sie ihre Produktionsprozesse straffen, die Bestände minimieren und die Lieferzeiten verkürzen. Business Process Management wandelte sich somit von einer manuellen, ressourcenintensiven Aufgabe zu einem zentralen Werkzeug der Geschäftssteuerung, das es Unternehmen ermöglichte, schneller und agiler auf Marktveränderungen zu reagieren.
Moderne Business Process Management Tools und Plattformen: Wie funktioniert BPM heute?
Heute stehen Unternehmen eine Vielzahl fortschrittlicher BPM-Tools und Plattformen zur Verfügung, die weit über die grundlegende Prozessautomatisierung hinausgehen. Diese Plattformen sind Schlüsselelemente in der digitalen Transformation, da sie Funktionen zur Automatisierung, Überwachung und Analyse von Geschäftsprozessen in Echtzeit bieten. Unternehmen können so ihre Prozesse kontinuierlich verbessern und auf die dynamischen Anforderungen der digitalen Wirtschaft reagieren.
Workload Automation spielt eine entscheidende Rolle in der Ergänzung von Business Process Management, insbesondere in komplexen Umgebungen wie dem Finanzsektor. Banken und Versicherungen nutzen BPM-Plattformen in Kombination mit Workload-Automation-Lösungen wie die mehrfach ausgezeichnete Workload-Automation-Plattform BMC Control-M, um IT-Workloads effizient zu steuern und Geschäftsprozesse wie die tägliche Transaktionsverarbeitung, Kreditvergabe und Schadensbearbeitung zu automatisieren.
Diese Integration gewährleistet, dass IT-Prozesse nahtlos ablaufen, Fristen eingehalten werden und das Risiko von Fehlern minimiert wird. Gleichzeitig profitieren Unternehmen von einer signifikanten Reduzierung der Bearbeitungszeiten und einer verbesserten Kundenzufriedenheit, da Anträge schneller bearbeitet und Entscheidungen in Echtzeit getroffen werden können. Zusätzlich setzen sie auf künstliche Intelligenz (KI) und maschinelles Lernen (ML), um Muster in den Daten zu erkennen und kontinuierliche Prozessoptimierungen zu erreichen.
Vorteile von BPM für Unternehmen
Business Process Management bietet zahlreiche Vorteile: Es steigert die Effizienz, senkt Kosten und verbessert gleichzeitig die Qualität und Geschwindigkeit der Geschäftsprozesse. Mithilfe von Geschäftsprozessmanagement können Unternehmen u. a.:
- Prozesse automatisieren und manuelle Fehler reduzieren
- Prozesse in Echtzeit überwachen und anpassen
- Compliance-Richtlinien besser einhalten
- Kundenerfahrung verbessern und Kundenbindung stärken
- Agil auf Marktveränderungen reagieren
Trends und zukünftige Entwicklungen von BPM
Das Geschäftsprozessmanagement entwickelt sich stetig weiter, und die Zukunft verspricht spannende Entwicklungen, die die Art und Weise, wie Unternehmen ihre Prozesse steuern, verändern werden. Ein zentraler Trend ist das Aufkommen von intelligentem Business Process Management (iBPM), das Technologien wie KI, generative künstliche Intelligenz (GenAI), ML und Predictive Analytics integriert. Diese Technologien ermöglichen es Unternehmen, nicht nur auf Veränderungen zu reagieren, sondern auch proaktiv Optimierungen vorzunehmen und Vorhersagen über zukünftige Entwicklungen zu treffen.
In der digitalen Transformation spielt Workload Automation ebenfalls eine wichtige Rolle, insbesondere in Verbindung mit iBPM. Die Integration von Workload Automation mit iBPM ermöglicht es Unternehmen, IT-Workloads dynamisch zu steuern und zu optimieren, basierend auf vorausschauenden Analysen. Beispielsweise könnten Produktionsunternehmen mithilfe von Predictive Analytics und Workload Automation Engpässe in der Fertigung vorhersehen und ihre IT-Workloads entsprechend anpassen, um Produktionsausfälle zu vermeiden.
Ein weiterer wichtiger Trend ist die zunehmende Verschmelzung von BPM mit Low-Code-Plattformen. Diese ermöglichen es auch Nutzern ohne tiefgreifende Programmierkenntnisse, eigene Geschäftsprozesse zu modellieren und zu automatisieren, was die Implementierung von Prozessänderungen erheblich beschleunigt. Low-Code-Plattformen wie Axon Ivy bieten Unternehmen die Flexibilität, schnell auf Marktveränderungen zu reagieren und ihre internen Prozesse ohne externe Hilfe anzupassen.
Diese Trends zeigen, dass Business Process Management nicht nur ein Werkzeug zur Effizienzsteigerung ist, sondern auch ein strategisches Mittel, um Unternehmen zukunftssicher zu machen und sie auf die Herausforderungen eines sich ständig verändernden Marktes vorzubereiten.
Business Process Management in Ihrem Unternehmen
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