Ein häufiger Fehler in der Prozessmodellierung mit Business Process Model and Notation (BPMN) besteht darin, dass Prozesse nicht-modular statt modular modelliert werden. Bei zunehmender Anzahl von Teilnehmenden wächst so ein Prozess in vertikaler und mit zunehmender Anzahl von Symbolen in horizontaler Richtung, sodass er schnell keinen Platz mehr auf einem Bildschirm finden kann. Je nach Komplexität des Prozesses ist dies bei ungefähr 10 bis 15 Aktivitäten bzw. Aufgaben der Fall. Wir zeigen Ihnen anhand eines Beispiels, wie Sie Prozesse strukturiert aufbauen und für mehr Übersichtlichkeit sorgen.
Als Beispiel soll folgender Bestellprozess dienen. Hierbei ist nicht wichtig, dass Sie die Beschriftungen lesen können. Es genügt, wenn Sie die Struktur sehen können.
Dieser Prozess erreicht mit 12 Aufgaben langsam die Grenzen der Lesbarkeit auf einem Bildschirm. Es ist daher ratsam, von nicht-modularer auf modulare, also hierarchische Prozessmodellierung zu wechseln.
Modular wird so modelliert, dass man für jeden Bahn-Wechsel einen Unterprozess modelliert, sofern es in der Bahn mehr als eine Aktivität bzw. Aufgabe in Serie gibt, unabhängig von dazwischenliegenden Toren (Gateways) oder Zwischenereignissen (Events). Die modulare Modellierung dieses Bestellprozesses kann dann zum Beispiel folgendermassen aussehen:
Hauptprozess
Der Hauptprozess besteht aus den drei Unterprozessen «Bestellung bearbeiten», «Kunde bearbeiten» und «Ware bearbeiten».
Unterprozesse
Die drei Unterprozesse werden separat angezeigt, sodass auch ihre Detailaufgaben erkennbar sind.
Vor- und Nachteile der modularen Prozessmodellierung
Die Vor- und Nachteile der modularen, hierarchischen Modellierung sind:
- Vorteile
- Ein Prozess- oder Unterprozess ist auf einem Bildschirm gut lesbar.
- Die Unterprozesse können für andere Prozesse wiederverwendet werden (Bibliothek von Funktionen).
- Nachteile
- Gewisse Endpunkte des untergeordneten Unterprozesses müssen im übergeordneten Prozess- oder Unterprozess erneut modelliert werden, z. B. die Abfrage im übergeordneten Prozess nach dem Endpunkt des darunterliegenden Unterprozesses.
- Man muss zwischen untergeordneten Unterprozessen und übergeordneten Prozessen- oder Unterprozessen hin- und herdenken, wobei man jeweils alle zu betrachtenden Prozessebenen möglichst gleichzeitig und nebeneinander offen hat, eventuell in mehreren Applikations- oder Browser-Instanzen.
Bei grösseren Prozessen ist diese modulare, hierarchische Modellierung, die auch viel mehr als nur zwei Ebenen umfassen kann, zwingend erforderlich, da Prozesse oder Unterprozesse, die man nicht auf einem Bildschirm sehen kann, nur schwer zu lesen sind. Daher können diese auch nicht gewartet werden, sodass sie schnell veralten und schliesslich nicht mehr gebraucht werden.
Die modulare Prozessmodellierung mit BPMN ist eine praktische Fähigkeit, die am besten in einem Kurs mit Übungen erlernt wird. Nur das Lesen eines Buches reicht leider nicht aus. Zudem empfehlen wir das Bestehen einer Zertifizierung, die auch das Modellieren eines Prozesses von Anfang an beinhaltet. Diese Zertifizierung belegt, dass man in der Lage ist, eine sprachlich gestellte Prozessaufgabe, wie sie in der Praxis häufig vorkommt, in ein aussagekräftiges Modell zu modellieren.
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