Jira muss in die Cloud. Muss Ihr PPM mit?

Die Jira-Migration stellt auch die PPM-Frage

Eine Jira-Cloud-Migration beantwortet die Frage, wo Jira künftig betrieben wird. Sie klärt aber noch nicht, welche Rolle Jira im Projekt- und Portfoliomanagement künftig spielen soll. Genau diese Frage wird mit dem End of Life von Jira Data Center relevant. Unternehmen, die Jira heute für Projektplanung und -steuerung einsetzen, müssen bis 2029 ohnehin eine Veränderung ihrer Plattform einplanen. Bevor bestehende Prozesse in die Atlassian Cloud übertragen werden, lohnt sich deshalb ein Blick auf die langfristige PPM-Zielarchitektur.

Atlassian Cloud ist für bestehende Jira-Data-Center-Kunden der naheliegende Migrationspfad. Wer seine heutige Jira-Landschaft langfristig weitgehend fortführen möchte, kann bestehende Prozesse und Daten in die Cloud überführen. Doch gerade, wenn Jira nicht nur für die operative Arbeit agiler Teams, sondern auch für Projektplanung und -steuerung eingesetzt wird, sollte die Migration nicht isoliert betrachtet werden.

Die entscheidende Frage lautet: Soll die bestehende PPM-Landschaft mit in die Atlassian Cloud migrieren oder soll sie langfristig anders aufgestellt werden? Wer diese Frage vor der Migration beantwortet, kann vermeiden, heutige Strukturen zunächst in eine neue Umgebung zu übertragen und sie später erneut grundlegend verändern zu müssen.

Tipp: Mehr zu den allgemeinen Handlungsoptionen nach dem Jira Data Center End of Life erfahren Sie in unserem Beitrag «Jira Data Center End of Life 2029: Jetzt Plattformstrategie und Optionen prüfen».

Vom Projektmanagement zur strategischen Portfoliosteuerung

Projektmanagement und strategisches Portfoliomanagement verfolgen unterschiedliche, aber eng miteinander verbundene Ziele:

Bei der operativen Projektsteuerung geht es beispielsweise darum, Aufgaben zu planen, Verantwortlichkeiten zu koordinieren, Termine einzuhalten und Fortschritte transparent zu verfolgen.

Strategisches Portfolio Management (SPM) setzt eine Ebene darüber an. Unternehmen müssen beispielsweise beantworten:

• Welche Initiativen zahlen auf unsere strategischen Ziele ein?
• Welche Vorhaben sollten wir priorisieren?
• Wo investieren wir Budget und welchen Business Value erwarten wir?
• Welche Ressourcen und Skills stehen zur Verfügung?
• Welche Initiativen sollten verschoben oder gegebenenfalls gestoppt werden?

Damit verschiebt sich der Blick vom einzelnen Projekt auf das gesamte Portfolio. Statt lediglich zu fragen «Wie steuern wir unsere Projekte?», geht es zunehmend darum: «Investieren wir unsere Ressourcen in die richtigen Initiativen, um unsere strategischen Ziele zu erreichen?»

Was ServiceNow Strategic Portfolio Management abdeckt

Genau an dieser Stelle setzt ServiceNow Strategic Portfolio Management an. Die Lösung unterstützt dabei, Arbeit und Investitionen stärker an strategischen Zielen auszurichten und strategische sowie operative Planung miteinander zu verbinden.

Vereinfacht lässt sich dieser Zusammenhang so darstellen:

Strategie → Demand → Priorisierung → Investitionen und Portfolio → Ressourcen → Projekte und Umsetzung

Demand Management unterstützt dabei, Anforderungen zentral zu erfassen, zu bewerten und zu priorisieren. Portfolio Planning schafft Transparenz über Projekte und Demands, Roadmaps, Planungsszenarien, Kosten, Ressourcen und Risiken.

Damit geht der Ansatz über die reine operative Projektplanung hinaus: Strategische Ziele, Investitionsentscheidungen und verfügbare Ressourcen können enger mit der tatsächlichen Umsetzung verbunden werden.

Besonders relevant für bestehende ServiceNow-Kunden

Interessant wird diese Frage für Unternehmen, die ServiceNow bereits als strategische Plattform einsetzen, beispielsweise für IT Service Management, CMDB, Change Management oder weitere Serviceprozesse, während die Projektplanung parallel in Jira erfolgt.

Eine typische Ausgangslage kann beispielsweise so aussehen:

• ServiceNow: ITSM, CMDB, Change, Services
• Jira: Projektplanung, Epics, Stories, agile Teams
• Weitere Systeme: Budget, Ressourcen, Finance, Reporting

Sind Portfolio- und Projektdaten über mehrere Systeme verteilt, entstehen zusätzliche Schnittstellen und unterschiedliche Datenstände. ServiceNow SPM kann die strategische und projektbezogene Planung stärker an eine bereits bestehende ServiceNow-Plattform anbinden.

Use Cases: In zwei unserer Kundenfälle wird Jira für die Projektplanung eingesetzt, während ServiceNow bereits im Service Management etabliert ist. Statt die Projektplanung zunächst in die Jira Cloud zu migrieren, soll sie künftig mit ServiceNow Strategic Portfolio Management abgebildet werden. Die bevorstehende Jira-Migration wird in solchen Fällen also als Anlass genutzt, die zukünftige Plattformarchitektur gesamthaft zu bewerten.

Jira und ServiceNow müssen kein Entweder-oder sein

Eine neue PPM-Zielarchitektur bedeutet nicht automatisch, dass Jira vollständig ersetzt werden muss. Gerade Unternehmen mit etablierten Entwicklungs- und agilen Teams können Jira weiterhin für die operative Umsetzung einsetzen und die strategische Ebene stärker in ServiceNow abbilden. Eine mögliche Aufgabenteilung:

• ServiceNow SPM: Strategie, Demand, Priorisierung, Portfolio, Investitionen, Ressourcen
• Jira: Epics, Stories, Backlogs, agile Umsetzung
• ServiceNow: ITSM, Change, CMDB, Operations

ServiceNow bietet Integrationsmöglichkeiten für Jira. Dadurch kann je nach Zielarchitektur auch ein schrittweises Vorgehen sinnvoll sein: ServiceNow übernimmt beispielsweise Demand, Portfolio und strategische Planung, während etablierte agile Prozesse weiterhin in Jira stattfinden.

Vereinfacht ergibt sich damit folgende Rollenverteilung:

• ServiceNow beantwortet: Was wollen wir erreichen und warum investieren wir darin?
• Jira beantwortet: Wie setzen die Teams die geplante Arbeit operativ um?

So lassen sich Plan, Build und Run stärker miteinander verbinden, ohne dass alle Ebenen zwingend im selben Werkzeug stattfinden müssen. Entscheidend ist, dass strategische Entscheidungen, operative Umsetzung und Service Management möglichst durchgängig miteinander verknüpft sind.

Die PPM-Zielarchitektur sollte vor der Migration feststehen

Mit dem Data Center End of Life entsteht ein natürlicher Entscheidungspunkt. Natürlich können Unternehmen ihre bestehende Jira-Landschaft in die Atlassian Cloud migrieren. Eine solche Migration bedeutet dennoch, die vorhandene Umgebung zu analysieren und unter anderem Apps, Benutzer und Daten auf ihre Cloud-Tauglichkeit zu prüfen.

Deshalb sollte die strategische PPM-Frage möglichst vor dieser Migration beantwortet werden: Warum PPM-Strukturen heute in die Jira Cloud übertragen, wenn bereits absehbar ist, dass sie langfristig auf einer anderen Zielplattform abgebildet werden sollen?

Das bedeutet nicht, dass eine Migration zu ServiceNow grundsätzlich einfacher oder für jedes Unternehmen sinnvoller wäre. Auch ein Plattformwechsel erfordert ein eigenes Migrations- und Transformationsprojekt. Es geht vielmehr darum, eine unnötige Zwischenmigration zu vermeiden, wenn die langfristige Zielarchitektur bereits in eine andere Richtung weist.

Wann sollten Sie ServiceNow SPM prüfen?

Ob ServiceNow Strategic Portfolio Management zur eigenen Zielarchitektur passt, hängt von den individuellen Anforderungen ab. Folgende Fragen können bei der Einordnung helfen:

1. Nutzen Sie ServiceNow bereits als strategische Plattform (bspw. für ITSM, CMDB, IT Operations oder weitere Unternehmensprozesse)?
2. Möchten Sie Strategie und operative Umsetzung enger miteinander verbinden? Soll nachvollziehbar sein, welche Projekte und Initiativen auf welche Unternehmensziele einzahlen?
3. Benötigen Sie eine übergreifende Sicht auf Demand und Portfolio? Möchten Sie Anforderungen strukturiert bewerten, vergleichen und priorisieren, bevor daraus Projekte entstehen?
4. Möchten Sie Investitionen und Business Value stärker in die Portfoliosteuerung integrieren? Soll transparenter werden, welche Vorhaben finanziert werden und welchen erwarteten Nutzen sie liefern?
5. Benötigen Sie mehr Transparenz über Ressourcen und Kapazitäten? Möchten Sie erkennen, welche Projekte um dieselben Ressourcen konkurrieren und wo Engpässe entstehen?
6. Sind Projekt-, Portfolio-, Service- und Betriebsdaten heute auf mehrere Systeme verteilt? Soll diese Landschaft künftig stärker konsolidiert oder integriert werden?
7. Steht ohnehin eine Migration von Jira Data Center an? Wenn ja: Ist bereits geklärt, welche Rolle Jira und PPM in Ihrer langfristigen Zielarchitektur spielen sollen?

Wenn mehrere dieser Fragen auf Ihre Situation zutreffen, lohnt es sich, ServiceNow SPM als mögliche PPM-Zielplattform genauer zu prüfen. Besonders für Unternehmen, die ServiceNow bereits strategisch einsetzen, kann es sinnvoll sein, diese Entscheidung zu treffen, bevor bestehende Projekt- und Portfoliostrukturen in die Jira Cloud migriert werden.

Nicht Jira oder ServiceNow, sondern die richtige PPM-Zielarchitektur

Die entscheidende Frage ist nicht, ob Jira für Projektplanung und agile Zusammenarbeit geeignet ist, sondern welche Rolle Jira künftig in der gesamten PPM-Zielarchitektur spielen soll. Für manche Unternehmen wird Atlassian Cloud der richtige Weg sein. Andere können Strategie, Demand, Portfolio, Ressourcen und Projektsteuerung stärker mit ServiceNow SPM abbilden oder beide Plattformen miteinander kombinieren.

Entscheidend ist, diese Rollenverteilung vor der Migration festzulegen und nicht erst danach festzustellen, dass die gerade migrierte Landschaft langfristig nicht zur gewünschten Zielarchitektur passt.