Autor: Benedikt Diekhans, Axon Ivy
Um im digitalen Zeitalter wettbewerbsfähig zu bleiben, müssen Unternehmen ihre Geschäftsprozesse automatisieren und digitalisieren. Dafür müssen sie zunächst ihre internen Abläufe analysieren, um so Optimierungspotenziale zu erkennen. Ein mögliches Vorgehen bietet dabei die Prozess-Potenzialanalyse (PPA). Die Analyse verhilft in fünf Schritten schnell zu einem Überblick über alle Prozesse, identifiziert genau die Prozesse, die am besten für eine Automatisierung geeignet sind und liefert ein grobes Sollkonzept sowie eine Return-on-Investment (ROI)-Berechnung.
Effiziente Geschäftsprozesse sind ausschlaggebend für den Erfolg eines Unternehmens. Manuelle Prozesse können mit Hilfe von Automatisierung und Digitalisierung schlanker, besser und schneller durchgeführt werden. Wenn es jedoch darum geht, diese Prozesse zu identifizieren, wissen viele Unternehmen gar nicht, wo sie anfangen sollen. Um festzustellen, welche Geschäftsprozesse unnötigerweise Zeit und Geld kosten, bietet sich die Methode der Prozess-Potenzialanalyse an. Diese Analyse identifiziert nicht nur Optimierungspotenzial, sie liefert auch die Basis für das weitere Vorgehen bei der Automatisierung.
Prozess-Potenzialanalyse – Schritt für Schritt
Die Prozess-Potenzialanalyse startet im ersten Schritt damit, sich einen Überblick über vorhandene Prozesse wie Kernprozesse, Unterstützungsprozesse und Managementprozesse zu verschaffen. Anhand der daraus entstandenen Prozesslandkarte wird ermittelt, welche Prozesse innerhalb eines Unternehmens automatisiert werden können und sollen. Insbesondere unternehmensübergreifende, zeitkritische, standardisierbare Prozesse, die eine hohe Wiederholungsrate sowie viele Schnittstellen und Beteiligte haben, eignen sich für eine Automatisierung. Hierzu gehören unter anderem Anfragenbearbeitung, Beschwerdemanagement, Kundendienst oder Qualitätssicherung. Am Ende dieses ersten Schritts steht ein Prozessportfolio, welches als Basis für die weitere Analyse dient.
Einflussfaktoren für die Bewertung: KEF, TEF und WF
In den Schritten zwei bis vier werden die ausgewählten Prozesse einer genaueren Betrachtung im Hinblick auf unterschiedliche Faktoren unterzogen: Kritische Erfolgsfaktoren (KEF), Technische Erfolgsfaktoren (TEF) und Weiche Faktoren (WF).
Zu den KEFs gehören:
- Budget
- Ressourcen
- Komplexität
- Einbindung von Kunden bzw. Anwendern
TEFs werden herangezogen, um Prozesse auf ihre Tauglichkeit für eine digitale Prozess-Automatisierungsplattform hin zu überprüfen. Dazu gehören:
- Beschaffenheit der IT-Landschaft
- Vorhandene Prozess- und IT-Standards
- Bearbeitungsgeschwindigkeit
- Nachvollziehbarkeit der Prozesse
Nicht zuletzt finden auch WFs Berücksichtigung:
- Verfügbarkeit von Ressourcen
- Akzeptanz von Seiten der Fachabteilungen und der IT
- Identifizierung möglicher Schwachstellen
Die Faktoren werden zunächst gewichtet. Anschliessend wird auf einer Skala von 0 (kein Einfluss) bis 5 (sehr grosser Einfluss) ihr Einfluss auf die Prozesse bewertet. So lassen sich für jeden Prozess hinsichtlich KEF, TEF und WF gewichtete Summen berechnen und in eine dreidimensionale Matrix übertragen: Auf der X-Achse findet sich der Beitrag zum Unternehmenserfolg (KEF), auf der Y-Achse die technische Machbarkeit (TEF). Die Grösse der Kreise spiegelt die weichen Faktoren (WF) wider.
Anhand dieser Matrix ist auf einen Blick erkennbar, welche Prozesse die Anforderungen im Hinblick auf die Erfolgsfaktoren am besten erfüllen und damit bei einer Automatisierung Priorität haben sollten.
ROI-Kalkulation: Rechnet sich die Automatisierung?
Nachdem nun die Reihenfolge der zu automatisierenden Prozesse festgelegt ist, erfolgt im fünften Schritt die ROI-Kalkulation. Im Zuge dieser wird festgestellt, ob sich die Automatisierung der priorisierten Prozesse rechnet. Hierfür wird zunächst der Ist-Zustand analysiert und anschliessend das Soll-Modell nach der Automatisierung definiert. Betrachtet werden unter anderem Punkte wie Zeitersparnis, benötigte Dienstleistungen sowie erforderliche Investitionen. Auf dieser Basis findet eine präzise ROI-Berechnung statt.
Vorteile einer Prozess-Potenzialanalyse
Dank der PPA erhalten Unternehmen schnell und transparent einen Überblick über ihre Prozesse und deren Wertschöpfung. Zudem gewinnen sie Kenntnisse über Optimierungspotenziale, Veränderungen im Falle einer Prozessautomatisierung sowie eine Einschätzung des erforderlichen Funktionsumfangs des einzusetzenden BPM-Systems.
Eine PPA kann jedoch noch mehr, als optimierungsbedürftige Prozesse zu identifizieren und zu priorisieren: Durch die detaillierte Analyse lassen sich sowohl generelle unternehmerische Risiken als auch spezielle Projektrisiken bei einer Prozessautomation erkennen und reduzieren. Dank der ROI-Kalkulation erhalten Unternehmen ausserdem bereits vor einem möglichen Automatisierungsprojekt eine konkrete Übersicht über alle nötigen Investitionen.
Zudem wird durch die enge Abstimmung mit allen Stakeholdern und am Projekt beteiligten Personen gewährleistet, dass Mitarbeiter mögliche neue Abläufe erfolgreich annehmen. Entscheiden sich Unternehmen für eine PPA mit Axon Ivy, erhalten sie darüber hinaus einen «Wissenstransfer on the Job» und können sich nach dem Baukastenprinzip das für sie passende BPMS-Tool heraussuchen. Eine PPA ist also der ideale Anfangspunkt für ein Unternehmen, das seine Geschäftsprozesse optimieren und automatisieren möchte, um auch in Zukunft wettbewerbsfähig zu bleiben.
Haben Sie Fragen im Zusammenhang mit der Digitalisierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen?
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Dieser Blog-Artikel wurde zur Verfügung gestellt von unserem Technologiepartner Axon Ivy. Axon Ivy ist eine Prozessautomatisierungsplattform und für Unternehmen aller Branchen interessant, die über sämtliche Fachbereiche hinweg ihre Prozesse im Frontend und Backend effizienter gestalten und interne Abläufe verbessern wollen. Die Plattform zählt im DACH-Raum zu den Top-3-Anbietern und wird auch weltweit bei führenden Analysten wie Gartner und Forrester hoch bewertet. Das Unternehmen Axon Ivy ist Mitglied der weltweit tätigen Ricoh-Gruppe.
