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Erfolgreich neue Unternehmensprozesse einführen

Erfolgreich neue Unternehmensprozesse einführen

Die Einführung neuer Prozesse ist wichtig für die Erhaltung Ihrer Wettbewerbsfähigkeit. Es ist jedoch nicht immer leicht, einen Wandel zu vollziehen. Einzelne Abteilungen scheuen möglicherweise Veränderungen, oder Mitarbeiter haben Probleme bei der Umstellung auf neue Prozesse. Damit ein Versagen bei der Einführung neuer Prozesse vermieden wird, muss von Beginn weg an der Bereitschaft für Veränderung gearbeitet werden, um für Einigkeit zu sorgen und den Widerstand bei der Einführung von Neuerungen abzubauen.

Warum ein Kulturwandel wichtig ist

Man gewöhnt sich leicht daran, Dinge auf eine bestimmte Weise zu tun. Vielleicht wurde das Unternehmen auf spezifischen Prozessen aufgebaut. Wenn es an der Zeit für wesentliche Änderungen ist, stört dies die gesamte Kultur. Die plötzlichen Veränderungen lösen bei den Mitarbeitern Befürchtungen aus, was als Nächstes geschehen könnte, das Management ist eventuell nicht bereit, etwas Neues zu lernen, und vielleicht werden die Änderungen für kurze Zeit ausprobiert, bevor man wieder zum Bekannten zurückkehrt.

Kulturwandel bedeutet mehr als die blosse Ankündigung einer bevorstehenden Veränderung. Vielmehr werden Prozesse so eingeführt, dass sich das gesamte Unternehmen beteiligt fühlt. Es ist eher eine allmähliche Änderung, die auch langfristig effektiver ist. Möglicherweise liegen noch einige Hindernisse im Weg; ein funktionierender Kulturwandel beseitigt jedoch die meisten Barrieren, sodass Veränderungen ohne Hemmnisse eingeführt werden.

Mitarbeiter auf allen Ebenen beteiligen

Es ist nicht ungewöhnlich, dass Unternehmen beschliessen, Änderungen einzuführen, und davon ausgehen, dass sie „einfach so“ funktionieren. In der Realität ist dies selten der Fall. Um neue Prozesse effektiv einzuführen, müssen Mitarbeiter auf allen Ebenen des Unternehmens beteiligt werden. Der Erfolg eines Unternehmens, das einen Wandel vollzieht, hängt ausschliesslich davon ab, ob die Mitarbeiter im Unternehmen mitziehen. Mitarbeiter sträuben sich oft gegen die Vorstellung einer Veränderung, weil:

  • sie den Grund nicht verstehen,
  • sie sich unterschätzt fühlen,
  • sie nicht ausreichend über Änderungen informiert werden,
  • sie sich den aktuellen Prozessen verpflichtet fühlen,
  • sie sich von zu vielen Neuerungen überwältigt fühlen.

Wenn Mitarbeiter nicht beteiligt werden, könnte dies für etwaige neue Prozesse katastrophale Folgen haben.

Gewährleisten, dass das Management die Änderungen mitträgt

Angestellte ahmen häufig die Reaktion ihres Managements nach. Schaffen Sie eine Akzeptanz für Veränderungen, indem Sie bezüglich der Änderungen zunächst das Management mit ins Boot holen. Das Management hat für die Angestellten Vorbildfunktion. Warum sollte ich einen neuen Prozess einführen, wenn schon mein Vorgesetzter sich dagegen sträubt? Es ist wichtig, dafür zu sorgen, dass das Management neue Prozesse umfassend unterstützt und gut informiert ist, sodass auch den eigenen Teams alles erläutert werden kann.

Nutzen Sie Workshops, um Änderungen zu erläutern

Es mag zwar zeitraubend erscheinen, die Veranstaltung von Workshops zur Erläuterung neuer Prozesse und der Gründe ihrer Einführung kann jedoch den Widerstand gegen Wandel abbauen. Sie bieten ausserdem eine gute Möglichkeit, den Nutzen neuer Prozesse und ihre Bedeutung für den Einzelnen zu demonstrieren. Mitarbeiter können Fragen stellen und stehen erforderlichen Änderungen positiver gegenüber. Je mehr Unterstützung neue Prozesse erfahren, desto wahrscheinlicher ist ihr Erfolg.

Alle Beteiligten zu Feedback ermuntern

Kommunikation ist ein häufiges Hindernis bei Veränderungsprozessen. Das grösste Problem besteht darin, dass Kommunikation in beide Richtungen funktionieren muss. Das obere Management mag zwar einen neuen Prozess als perfekt ansehen, diejenigen, die den Prozess tatsächlich einführen, könnten aber Mängel feststellen. Indem Unternehmen alle Beteiligten zu Feedback ermuntern, haben sie die Möglichkeit der Feinabstimmung von Prozessen.

Testen Sie beispielsweise neue Software, Hardware oder Prozesse bei der Einführung in einer Abteilung, um festzustellen, wie die Mitarbeiter reagieren, welche Fragen sie möglicherweise haben und welche Probleme sich bei der Einführung ergeben könnten. Eine vorausgehende Feinabstimmung in einer Abteilung erleichtert den Einführungsprozess in anderen Abteilungen, und die neue Vorgehensweise wird so bereits unterstützt. Hinzu kommt, dass die Mitarbeiter sich am Veränderungsprozess beteiligt fühlen. Wenn man sie zum Teil des Projekts macht, nehmen sie Veränderungen bereitwilliger an.

Sorgen Sie bei der Sammlung von Feedback dafür, dass dies einfach und problemlos möglich ist. Stellen Sie beispielsweise Feedback-Formulare bereit, die die Mitarbeiter täglich oder wöchentlich ausfüllen. Legen Sie für das gesamte Feedback auch einen Ansprechpartner fest. Dasselbe gilt für alle Reaktionen des Managements. Eine festgelegte Kommunikationskette gewährleistet, dass nichts verloren geht und die Mitarbeiter sich nicht ignoriert oder verwirrt fühlen.

Sorgen Sie für einen klaren Einführungsplan

Über einen neuen Prozess nachzudenken und über einen klaren Einführungsplan zu verfügen, sind zwei verschiedene Dinge. Bevor Sie das Management oder die Angestellten für Veränderungen gewinnen können, brauchen Sie einen Plan, den Sie präsentieren können. Dabei aufs Geratewohl vorzugehen, wird niemanden überzeugen. In den meisten Fällen wird niemand ganz verstehen, was Sie zu erreichen versuchen; daher wird man wieder auf die alten Methoden zurückgreifen.

Erarbeiten Sie einen Plan für die schrittweise Einführung neuer Prozesse. Einige Schritte müssen zwar auf dem Weg möglicherweise verändert werden, zumindest können Sie den Mitarbeitern aber etwas zeigen, wenn diese Bedenken haben. Wenn Sie beispielsweise mehr Qualität und Quantität in der Produktion verlangen, sollten Sie einen Plan präsentieren können, wie dies zu bewerkstelligen ist, ohne dass Ihre Mitarbeiter Überstunden machen oder Pausen verkürzen müssen.

Etwaige Hindernisse identifizieren und beseitigen

Kulturwandel tritt ein, sobald Sie versuchen, wichtige Veränderungen zu bewerkstelligen oder neue Prozesse einzuführen. Er hält an, bis jeder die Änderungen akzeptiert und sich den neuen Prozessen erfolgreich angepasst hat. Dennoch können Hindernisse auftauchen. Vielleicht weigern sich einige Mitarbeiter nach wie vor, die erforderlichen Änderungen vorzunehmen, oder sie versuchen, andere davon zu überzeugen, dass die bisherigen Prozesse besser waren.

Schon wenige reichen aus, um Zweifel zu säen und den Fortschritt aufzuhalten. Damit ein Kulturwandel effektiv ist, brauchen Sie volle Unterstützung. Lösen Sie alle auftretenden Probleme so schnell wie möglich. Wenden Sie sich direkt an die Mitarbeiter, sprechen Sie ihre Bedenken an, und arbeiten Sie gemeinsam an der bestmöglichen Lösung.

Feiern Sie in irgendeiner Form den Erfolg

Erläutern Sie den Mitarbeitern bei der Begründung neuer Prozesse, wie sie direkt davon profitieren. Ein besserer Prozess bedeutet zum Beispiel für die Gewinnung neuer Kunden mehr Geschäfte und mehr Gewinne. Dies könnte am Ende jedem Mitarbeiter zugutekommen.

Die Idee besteht darin, Mitarbeitern eine Form der Belohnung oder Feier zu bieten. Wenn sie einen direkten Nutzen erkennen, stehen sie einer Veränderung eher auch positiver gegenüber. Dies erleichtert die ungehinderte Einführung neuer Prozesse jetzt und in Zukunft sehr. Schliesslich müssen sich Unternehmen laufend anpassen, um wettbewerbsfähig zu bleiben.

Einführung neuer Prozesse

Kulturwandel ist häufig Teil der Einführung neuer Prozesse. Sehen Sie, wie unsere Dienstleistungen Ihrem Unternehmen zu mehr Wettbewerbsfähigkeit verhelfen können, wenn die Zeit für eine Transformation Ihres Unternehmens gekommen ist.

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