«Der Betrieb ist in Wirklichkeit ein fortwährender Prozess, eine ununterbrochene Leistungskette […]. Anzustreben ist in jedem Fall eine klare Prozessgliederung», sagt Fritz Nordsieck bereits 1932 über Betriebsorganisation. Das wird bald 100 Jahre her sein, und ist heute noch genauso richtig wie damals. Aber etwas hat sich doch geändert: Die heute zur Verfügung stehenden Technologien der Digitalisierung schaffen neue Möglichkeiten zur Optimierung bestehender Prozesse, bringen aber auch die Notwendigkeit zur Anpassung dieser Prozesse an geändertes Kundenverhalten und neue Geschäftsmodelle mit sich.
Erfolgreiche Digitalisierung ist jedoch mehr als die Implementation neuer Technologien. Stellen Sie in Ihrem Unternehmen die richtigen Weichen für einen erfolgreichen Start in die Digitalisierung – die wichtigsten Kernpunkte dazu finden Sie im folgenden Überblick.
Geschäftsprozess-Management erfährt mit der Digitalisierung Aufschwung und wird heute mit neuem Enthusiasmus, aber auch einem gewissen Druck angegangen: Durch geänderte Kundenerwartungen (Online-Präsenz, «next day delivery»), neue Geschäftsmodelle und die Konkurrenzsituation ergibt sich ein erheblicher Handlungsbedarf. Die Herausforderung bei der Einführung von digitalisierten Geschäftsprozessen liegt darin, geschäftliche, organisatorische und technologische Aspekte ganzheitlich zu berücksichtigen. Eine Herausforderung, die bei vielen Digitalisierungsinitiativen zu Misserfolgen oder ungenutztem Verbesserungspotenzial führt.
Ein phasenorientiertes, durch ein klares Management Commitment unterstütztes Vorgehen ist der Schlüssel zum Erfolg.
Phase 1: Festlegung von Strategien und Zielen
In dieser Phase entwickeln Sie Strategien und Szenarien, wie sich Ihr Unternehmen der Herausforderung eines digitalisierten Geschäftsumfeldes stellt.
Do: Nehmen Sie eine ehrliche Standortbestimmung vor und stellen Sie sich den folgenden Fragen:
- Wo steht Ihr Unternehmen in Bezug auf Kunden, Markt und Produkten?
- Wie wird die Digitalisierung Ihre Branche, Ihr Geschäftsumfeld und Ihr Business-Modell beeinflussen?
- Sind Organisation, Prozesse und Produkte in einem digitalisierten Umfeld zeitgerecht?
- Reicht es aus, wenn Sie Ihre Geschäftsprozesse graduell bzgl. Kosten, Qualität und Durchlaufzeit optimieren?
- Oder benötigen Sie eine komplette Neuorientierung, weil Ihr Business-Modell in Zukunft gefährdet ist?
Do: Legen Sie klare, realistische Ziele und Kennzahlen fest
- Definieren Sie konkrete Ziele und entwickeln Sie aussagekräftige Kennzahlen, z. B. wie viele Abläufe in Prozent Sie über die Digitalisierungsplattform abwickeln oder wie viele Abläufe Sie unter einer bestimmten Bearbeitungszeit halten wollen.
- Formulieren Sie Ihre Ziele mit den Kriterien der SMART-Formel: Specific (spezifisch), Measurable (messbar), Assignable (zuweisbar), Realistic (realistisch) und Time related (terminiert)
Phase 2: Initialisierung
In Phase 2 machen Sie Ihr Unternehmen für die Digitalisierungsinitiative fit. Die wichtigsten Themen sind Ressourcenbereitstellung, Organisation, Festlegung der Methodik sowie der Evaluation von Digitalisierungstechnologien.
Do: Holen Sie die Fachorganisation ins Boot
Digitalisierung ist kein reines IT-Projekt. Die Fachorganisation muss eine Führungsrolle übernehmen, den digitalisierten Prozess mitentwickeln, diesen später auch umsetzen und aktiv leben. Denn nur sie hat das konkrete Fachwissen um die Prozessprodukte, die Details der Leistungserbringung sowie das Know-how zur notwendigen Priorisierung.
Don’t: Versuchen, alles selbst zu machen
Es ist eher selten, dass in einem Unternehmen alle für die Digitalisierung erforderlichen Ressourcen vorhanden sind. Suchen Sie einen Partner, von dessen Expertise und Erfahrungen Sie profitieren und mit dessen Hilfe Sie schneller Ihre Ziele erreichen können.
Phase 3: Erstellung der Digitalisierungs-Roadmap
Schwerpunkt dieser Phase ist die Erfassung, Priorisierung und Einordnung der Geschäftsprozesse auf der Digitalisierungs-Roadmap.
Do: Evaluieren, priorisieren und Automationspotenzial ausloten
Analysieren Sie Ihre Geschäftsprozesse in Bezug auf Potenzial und Handlungsbedarf für die Digitalisierung und beurteilen Sie
- die Wichtigkeit dieser Prozesse für das Unternehmen,
- den Handlungsbedarf und die Dringlichkeit sowie
- das Automationspotenzial.
Letzteres lässt sich anhand der Anzahl an Vorgängen sowie Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten abschätzen. Diese Kennzahlen sind die Basis für die Priorisierung und Umsetzungsreihenfolge der Geschäftsprozesse.
Don‘t: Zu komplex starten
Wählen Sie als ersten Prozess einen für Ihr Unternehmen wichtigen Prozess aus, der Ihnen bereits einen deutlichen Mehrwert bringt, aber nicht zu komplex ist.
Der erste digitalisierte Prozess hat eine Schlüsselrolle für die Akzeptanz im Unternehmen. Dieser sollte daher einfach genug sein, um in überschaubarer Zeit erfolgreich umgesetzt werden zu können, aber komplex genug, um Potenzial sowie mögliche Problemstellungen aufzuzeigen.
Phase 4: Realisation
In der letzten Phase erfolgt die Umsetzung der Digitalisierungsmassnahmen.
Do: Prozessorientierte Verantwortlichkeiten
Vergeben Sie Verantwortung für End-to-End-Prozessketten. Das ist oft eine Herausforderung, weil in vielen Unternehmen Linienorganisationen noch die Regel sind. Holen Sie für die erforderlichen organisatorischen Anpassungen die Unterstützung der Top-Management-Ebene ein.
Do: Schrittweises Vorgehen
Die initiale Umsetzung eines digitalisierten Prozesses wird eher selten alle Komplexitäten des realen Geschäftslebens optimal abbilden. Gehen Sie schrittweise vor und nutzen Sie die folgenden Instrumente, um eine erfolgreiche Einführung zu gewährleisten:
- Prototyp-Phase: Spielen Sie reale, bereits abgewickelte Geschäftsvorfälle im Prototyp des digitalisierten Prozesses nach.
- Pilot-Phase: Starten Sie den produktiven Einsatz mit eingeschränkten Benutzerkreisen, Kundenbereichen oder Produkten, damit Einschränkungen oder Fehler weniger ins Gewicht fallen.
- Agilität nach der initialen Einführungsphase: Insbesondere bei neuen oder stark angepassten Geschäftsprozessen wird der «Real-Life»-Einsatz schnell Anpassungsbedarf aufzeigen. Planen Sie daher von Anfang an Kapazität für die Anpassung des Prozesses innerhalb der ersten Wochen und Monate ein.
Don‘t: Über-Automatisierung
Nicht alles, was automatisiert werden kann, sollte auch automatisiert werden. Akzeptieren Sie, dass für bestimmte Fälle ein manuelles Vorgehen die beste Lösung bleiben wird, weil eine Automation zu unflexibel wäre oder schlicht den Aufwand nicht lohnt.
Don‘t: Vernachlässigung von Veränderungsmanagement und Benutzerakzeptanz
Die Digitalisierung eines Prozesses verändert die Arbeitsweisen der Prozessteilnehmer teilweise recht stark: Aktivitäten werden verlagert, für einige Akteure steigt der Aufwand, andere Akteure entfallen vielleicht komplett. Eine gute Kommunikation, eine entsprechende Ausbildung und allenfalls Unterstützung bei der Neuorientierung sind daher essenziell, um die Akzeptanz bei der Einführung des digitalisierten Prozesses zu gewährleisten.
Auch wenn erfolgreiche Digitalisierungsinitiativen sich nie wie ein Ei dem anderen gleichen: Wer die aufgeführten Do‘s and Don‘ts berücksichtigt, hat die Weichen für den Erfolg bereits richtig gestellt und gute Chancen, zu den 30 bis 40 % der Unternehmen zu gehören, die von der Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse schnell und nachhaltig profitieren.
