Unternehmen müssen heutzutage zahlreiche Vorschriften, Regeln und Gesetze einhalten. Die Konventionen sind dabei häufig eine grosse Herausforderung. Doch mit der richtigen Planung und den passenden Massnahmen lassen sich Risiken deutlich minimieren. In diesem Artikel führen wir Sie an das Thema IT Compliance und Compliance Management heran, bevor wir Ihnen im Beitrag «IT Compliance und Compliance Management – Teil 2: IT Compliance sicherstellen» erklären, wie wir Sie bei der Einhaltung von Richtlinien unterstützen können.
Compliance als Chance verstehen
Am Thema Compliance kommt heute kein Unternehmen mehr vorbei. Die vielen Vorschriften wirken sich dabei auf alle Geschäftsbereiche aus – nicht zuletzt aufgrund der durchgehenden Digitalisierung, den immer komplexer werdenden IT-Systemen und schärferen Datenschutzverordnungen. Auch wenn Regelverstösse besonders bei Aktiengesellschaften und GmbHs zu zivil- und/oder strafrechtlichen Sanktionen führen, kann sich letztlich jedes Unternehmen in Gefahr bringen. Das Einhalten von gesetzlichen oder unternehmensweiten Bestimmungen bedeutet in erster Linie mehr Aufwand, aber auch neue Chancen, um sich im Wettbewerb positiv hervorzuheben. Es gilt also, diese Chancen wahrzunehmen und die richtige Compliance-Strategie zu entwickeln.
Warum ist IT Compliance wichtig?
Werden Rechte, Gesetze, Normen und Standards verletzt, drohen wirtschaftliche Nachteile und Imageschäden – vor allem beim falschen Umgang mit Kundendaten. Jedes Unternehmen sollte daher seine Compliance-Pflicht ernst nehmen, um nicht mit Schadenersatzforderungen, Bussgeldern, Strafen oder Steuernachzahlungen konfrontiert zu werden. Demgegenüber stehen die wirtschaftlich bedeutenderen Ziele der IT Compliance im Fokus: Reputation wahren, Kunden halten, IT-Sicherheit erhöhen.
Wie kann IT Compliance vorbeugend auf Fehler und deren Gefahren reagieren? Indem sie solche Schäden bereits im Voraus systematisch abwehrt, sodass es gar nicht erst dazu kommen kann, aus Unwissenheit heraus gegen Regeln zu verstossen bzw. indem systemimmanent verhindert wird, dass das geschehen kann.
Welche Vorteile bringt IT Compliance mit sich?
Neben der Abwehr von Schäden stellen sich mit der Einhaltung der IT Compliance u. a. folgende positive Effekte ein:
- Höhere IT-Sicherheit durch verstärkte Verfügbarkeit, Vertraulichkeit und Integrität.
- Höhere Prozessqualiät: Mehr Transparenz führt zu einer besseren Steuerungsfähigkeit und Auditierbarkeit des Unternehmens.
- Weniger Kosten durch Automatisierung manueller Abläufe bei der IT-Administration oder Wartung bzw. der Audit-Gestaltung.
- Neue Umsatzchancen: Lässt sich durch eingehaltene Standards etc. ein Markt erst erschliessen, ergeben sich neue Umsatzchancen. Bei Unternehmensverkäufen hingegen sinkt der Wert, wenn Risiken für die IT Compliance in den Unterlagen auftauchen.
Was ist Compliance Management?
Für IT Units sind Umsetzung und Einhaltung von Compliance-Vorgaben häufig eine grosse Herausforderung. Interne Kontrollsysteme sind dabei als gewachsene Systeme oft mit zu vielen Schwachstellen belastet, weil sie
- bei Prozessänderungen nicht angepasst oder
- von Mitarbeitern umgangen werden oder
- weil die Dokumentation manuell erfolgt.
Veraltete Informationen, fehlende Transparenz oder Unvollständigkeit sind die Folge. Compliance Management sieht anders aus. Richtig angewandt, sorgt es dafür, Verstösse zu vermeiden – durch eine unternehmensweite sowie standortübergreifende Erfassung, Verwaltung, Bearbeitung und Steuerung von Informationen – und das unabhängig von Quelle und Format. Dabei kommen spezielle Compliance-Management-Systeme zum Einsatz, die alle notwendigen Massnahmen und Prozesse umfassen, um Regelkonformität sicherzustellen.
Was sollte ein Compliance-Management-System beinhalten?
Wenn Sie ein Compliance Management in Ihrem Unternehmen etablieren möchten, sollten Sie folgende Punkte in Ihre Planung integrieren:
- Risiken und sämtliche Vorgaben, Richtlinien und Gesetze, denen Ihr Unternehmen unterliegt, identifizieren.
- Standards definieren und betroffene Geschäftsbereiche festlegen.
- Standards für Compliance-Verstösse inkl. Massnahmen zur Begrenzung eines Schadens und zur künftigen Vermeidung erstellen.
- Massnahmen definieren und umsetzen, z. B. Mitarbeiterschulungen oder verpflichtende Verhaltenscodices der Mitarbeiter.
- Kontroll- und Dokumentationsmechanismen erarbeiten, z. B. via Archivierung, Dokumentation oder Protokollierung.
- Berichterstattung bestimmen – an den Vorstand, Aufsichtsrat oder Prüfungsausschuss.
Im operativen Geschäft spielt dann Automatisierung eine entscheidende Rolle. Mehr dazu und was FROX hinsichtlich IT Compliance für Sie tun kann, erfahren Sie im zweiten Teil: «IT Compliance und Compliance Management – Teil 2: IT Compliance sicherstellen»
